L’importance du suivi à la suite d’une rencontre à un événement d’affaires est primordiale. Tout d’abord il permet de vous démarquer des autres car très peu ont cette démarche pourtant si importante. Ensuite il indique à vos interlocuteurs/trices que vous êtes enclin à maintenir de bonnes relations. D’emblée vous créez un intérêt et consolidez la crédibilité que vous auriez pu instaurer lors de vos premiers échanges.
Quel peut-être le contenu d’un courrier électronique ?
Si vous êtes l’organisateur, votre stratégie de suivi doit consister en une série planifiée de communications visant à établir une relation avec un client potentiel. Le but d’une telle stratégie est de permettre à votre entreprise de mettre en place une approche uniforme pour la conversion des pistes des événements à venir dans un processus de vente.
Si vous n’avez rien à vendre, le suivi peut vous permettre d’obtenir un retour sur l’organisation de l’évènement via un questionnaire. Nous sommes nombreux à vouloir donner notre avis, les choses qui auront été positives et celles qui demanderont certains ajustements lors de prochaines rencontres : c’est l’occasion de donner la parole à ces personnes.
En clair, le suivi porte sur la qualité de votre communication et peut vous permettre de vous positionner comme un facilitateur d’évènements / maitre de cérémonie par exemple.
Si vous avez été l’un(e) des participant(e)s, remerciez l’organisateur/trice pour l’invitation reçue et que vous aimeriez que vos coordonnées soient retenues pour les prochains évènements organisés.
Si votre interlocuteur/trice n’est pas à l’origine de l’évènement, mais une personne avec qui vous avez conversé, remerciez la du temps imparti et revenez sur les points sur lesquels vous avez déjà échangés. Si possible, initiez une nouvelle rencontre à la convenance de cette personne.
Quel est le bon moment pour faire un suivi ?
Si vous êtes l’organisateur de l’évènement, votre suivi post-événement aura toute sa pertinence. Il vaudra donc mieux commencer le suivi dans les meilleurs délais plutôt que d’attendre au-delà de 48 heures. Vous souhaitez faire un suivi rapidement afin que les participants se souviennent de vous et restent aussi sous le dynamisme de l’événement.
Si vous avez été l’un(e) des participant(e)s, un suivi démontre votre affinité à construire et maintenir des relations. Cela indique l’un de vos traits de caractères et les dispositions qui vous animent. Au-delà de ce que peuvent être vos intentions (pures affinités, démarche commerciale, ou autres), vous développez une sorte d’engagement vis-à-vis des personnes avec qui vous allez entrer en relation.
En termes de timing de l’envoi, et si vous êtes dans une relation avec un potentiel prospect, voici quelques conseils :
Évitez la purge du lundi : ce jour-là la plupart des professionnels commencent leur semaine en organisant leurs tâches et en triant les courriels reçus en leur absence.
Pas d’envoi à prévoir les samedis, les dimanches ou les lundis matins.
Aussi éviter les vendredis : la fin de semaine étant généralement consacrée à la finalisation des tâches et à la réflexion de projets de week-end.
Votre meilleure opportunité pour réussir le marketing par courrier électronique consiste à envoyer vos mails les mardis, mercredis ou jeudis vers 14 heures.
Pour synthétiser : prenez le temps de faire un suivi ; les personnes contactées considèreront cette démarche comme une marque de respect à leur égard et seront plus disposées à vous revoir.
